Facturación electrónica: ventajas para las empresas y clientes

La facturación electrónica es un documento tributario que se emite por los canales electrónicos, con el objetivo de reemplazar la factura tradicional impresa en papel. Ya miles de empresas se están uniendo a esta tendencia y modalidad para ahorrar en gastos administrativos, optimizar los procesos y ser mucho más eficientes en sus trámites.

La facturación electrónica cuenta con la misma carga legal que la física. De igual forma, es importante que sea respaldada por una firma electrónica legal y reconocida para su emisión.

¿Qué debes saber sobre la facturación electrónica?

Para comenzar a trabajar con la facturación electrónica es importante que manejes ciertos términos y pasos que debes seguir para realizarlo de forma correcta. Ciertamente, posee unas grandes ventajas, pero se requiere algunas disposiciones para lograrlo.

  • El destinatario debe estar de acuerdo: para que se puedan emitir facturas electrónicas el destinatario debe tener los equipos y conocimientos necesarios para recibirlas. De igual manera, es ideal que esté informado previamente antes de realizar el cambio de factura física a electrónica.
  • Es completamente válida: se trata de un documento con la misma validez que en el caso de la factura en papel. Asimismo, posee la misma carga legal.
  • Formatos en que puede generarse: existen algunos formatos que son comúnmente utilizados por las empresas. Sin embargo, no hay nada escrito referente a este tema, lo más importante es que no sea modificable por el destinatario. Los formatos posibles son PDF, XML, JPEG, GIF, entre otros.

Para el Servicio de Impuestos Internos

Los principales beneficios de ser un Facturador Electrónico desde la perspectiva del Servicio de Impuestos Internos son los siguientes:

  • Disminuye el timbraje de facturas en sus oficinas.
  • Aumenta la capacidad para efectuar cruces de información de manera masiva (fiscalización electrónica).
  • Disminuye la verificación de documentos manuales (papel).
  • Mejora la calidad de atención del Servicio (uso de su portal Web).
  • Disminuye el control manual de los Libros de Compra y Venta.
  • Disminución de los tiempos de atención a favor de los contribuyentes.

Para el Contribuyente

Los beneficios de ser un Facturador Electrónico para el contribuyente, según la mirada del Servicio de Impuestos Internos son:

  • Ahorro de tiempo y dinero.
  • Elimina el riesgo de pérdidas de documentos.
  • Permite almacenar documentos tributarios electrónicos (DTE’s) digitalmente
  • Permite realizar cesión de facturas en forma simple y en línea (Factoring).
  • Mejora la rapidez y confiabilidad del proceso de facturación.
  • Mejora la imagen de credibilidad y transparencia de su empresa.
  • Permite diferir el pago del IVA por internet del día 12 al 20 de cada mes.
  • Exime de la obligación de timbrar las facturas y otros documentos tributarios en las oficinas del SII.

Ventajas generales para las empresas

Las empresas son las primeras beneficiadas con la facturación electrónica. Esto se debe a que realmente pueden realizar una gestión proactiva de sus finanzas en el menor tiempo posible. Estas son algunas de las ventajas más sobresalientes:

  •  Ahorro de trámites y horas de trabajo: los trámites físicos por la facturación convencional pueden llegar a ser realmente largos y engorrosos, mientras que la tecnología ha disminuido las horas de realización de este proceso al máximo.
  • Poco uso de papel: además de contribuir con el medio ambiente, también es una manera de ahorrar dinero porque no es necesaria la impresión de documentos físicos.
  • Máxima integración con otras aplicaciones: te brinda la posibilidad de integrar todo el funcionamiento de trámites a través de diferentes aplicaciones a la vez y aligerar el trabajo.
  • Seguridad: es un proceso mucho más seguro que poco da cabida a los errores humanos, comunes en la facturación física.
  • Mucho más rápido: el proceso de facturación electrónico es mucho más rápido y óptimo que el tradicional.
  • Más eficiente: por supuesto, al ser todo digitalizado mejora considerablemente la eficiencia en los procesos administrativos y dinamiza la relación con los clientes.
  • Moderno y funcional: la digitalización es una realidad a la que todas las empresas deben unirse para estar al día con las nuevas modalidades. La facturación electrónica también forma parte de este auge que ya muchos clientes desean para mayor seguridad.

¿Cómo obtener facturación electrónica?

Para comenzar la facturación electrónica lo primero que debes hacer es conseguir el programa o aplicación que deseas implementar en tu negocio. Hay miles de alternativas para escoger y todo va a depender del presupuesto que desees invertir y el tamaño de tu empresa.

También, familiarizarte con los formatos y asegurarte de que sea compatible con tus procesos. Por otro lado, asegurarte de que sea una firma registrada y con competencia en este particular para la emisión de documentos completamente legales y válidos.

Por último, comenzar a usar el sistema y crear la estructura dentro de tu administración para hacerlo posible. Recuerda notificar a tus clientes y dejarles claros las ventajas de esta nueva modalidad financiera.

 



Iniciar chat
1
¿Necesitas ayuda?
Hola 👋
¿En qué podemos ayudarte?